JAWS DAYS 2021に実行委員として参加しました

Voiced by Amazon Polly

はじめに。まとめ。

ようやく振り返りブログを書くことができました。書き残しておきたいことがたくさんあったので、結構長くなってしまいました。

まず、JAWS DAYS 2021に実行委員として参加させていただき、本当にありがとうございました。実行委員メンバーや当日お手伝いいただいた皆さんはとてもできる人ばかりで楽しく活動できました。

実行委員は全員ボランティアで参加しておりそれぞれの本業をしながら、実行委員としての作業をしていたのですが、みなさん仕事でやってるんじゃないかと思うくらいの責任感とコミット量で取り組んでいらっしゃいました。本当に尊敬します。
イベント運営って戦いというわけではないけど、信用・信頼しあい背中を預けられる、そんな実行委員チームだったなと思っています。このメンバーで一緒にJAWS DAYS 2021を作ることができ、本当に感謝しています。ありがとうございました。実行委員をさせていただいて本当に良かった!

さて、以下、書き残したいことを、ひたすらに書きます。

JAWS DAYS とは

JAWS DAYSとは、毎年3月頃に開催されるAWSユーザーによるAWSユーザーのためのイベント。AWS初心者から上級者までのエンジニア、経営者や人事、マーケティング、エンタープライズからスタートアップ、中小企業など職種や業態・会社規模を問わず、たくさんの方に参加いただけます。

JAWS DAYS 2019は直近でオフラインで開催できたイベントで、五反田TOCメッセを貸し切り、申込数では約2,300人が参加する日本でもトップクラスの参加者数を誇るものでした。11トラックが並行して実施されセッション数も100セッション以上と大変な規模のイベントでした。(オフラインで2,000人超えって大企業のイベントと変わらないのに、運営はボランティアというのが本当にスゴイ)

私自身はJAWS DAYS 2018、2019に当日スタッフ(当日だけ会場でお手伝いするスタッフ)として、参加させていただきました。
ちなみに2020年はコロナの影響で、オフラインから急遽オンラインへの切り替わり実施されました。

JAWS DAYS 2021とは

2021年3月20日(土)に開催、完全オンラインにシフトした形で実施しました。
https://jawsdays2021.jaws-ug.jp/
申込者は約4,000人。5トラック同時配信+ハンズオン、約60セッション。全セッションフルリモートでの登壇、あのJeff Barrもアメリカから登壇いただくという、なかなかに大規模なイベントになりました。
このイベントの実行委員として活動させていただきました。

実行委員参加のきっかけ

2020/11/22。突然、実行委員長からメッセンジャーでお誘いをいただきました。正直びっくりでした。

実行委員長の山口さんとは、JAWS-UGとは直接関係のないコミュニティリーダーズサミット高知(#CLS高知)というイベントで、お話させていただいたのがきっかけ。そのときはまさか一緒にJAWS DAYSの実行委員をやるとは思ってませんでした。
その後、2019年にラスベガスで開催されたAWS re:Inventで、AWSコミュニティーブースでご一緒させてもらうなどJAWS-UG関連で少し面識がありました。
ただ、まさか、毎年東京で開催されているあの一大イベントJAWS DAYSに、岡山に住む自分が実行委員になるとは思ってもないことで、ただただ驚いたのを覚えています。

私自身、AWSを仕事でも使ってきてますし、JAWS-UG Okayamaという地方コミュニティーも運営させてもらってますので、そういう意味で、なにか恩返しができることがあるかなと思い、実行委員として参加させてもらうことにしました。

実行委員長にお声がけいただいたとき、JAWS DAY 2021の開催はリモートとオフラインのハイブリットが想定されてました。お誘いいただいたときも「全国支部を巻き込んだオンライン + オフライン融合型のイベントを計画」という話でした。実際は各地方単位でサテライト会場を用意し、そこをリレー形式で中継をつなぐ(福留さんがメインアナウンサーをしていた頃のズームイン朝な感じ?)などの企画もありました。
そのため、なんとなく、お声がけいただいた理由が「岡山でオフライン会場を設営する」ことを期待されてのことなんだろうなと思っていました。それはそれで嬉しかったのですが、一方で、自分自身、高齢者と同居しており、COVIT-19のことを考えると、ある程度人が集まる場所を作り、そこに行くこと自体は無理だろうなと思っていました。正直なところ、100%期待に答えられないかもしらないので、ちょっとヤバいなって思ってましたw 
よって、そのあたりのこと、ちゃんと伝えたほうがいいなー(期待値コントロールは重要w)と思い、第2回目MTGの後に実行委員長にお伝えしました。(※声をかけられる前の実行委員初回顔合わせMTGは不参加なので、実質、初めてのMTGの直後)当日、自分が現地で参加し対応するのは厳しそうなこと、会場選定や応募者の管理などできることはしたいこと。そのあたり実行委員長はちゃんと受け入れてくれた上で実行委員として迎え入れてくれたことは非常に感謝しました。当時に、期待以上に動けるようにしなければ!と気持ちを引き締めたことを覚えています。

JAWS DAYS 2021の実行委員チームにジョイン

今回の実行委員は基本的に実行委員長の山口さんが全国のJAWS-UG運営の方々に声をかけて招集されました。北海道から九州まで途中増えたりもしましたが、最終的に17人という少数精鋭のチームでした。

まともに話したことがある方は3,4人で、他の方はお話したこともないし、その方のバックグラウンドに何があるのかなど、全然わからない状態でした。
(もしかしたらイベントですれ違ったりしていたかもしれませんが、、、)

また、声をかけられたタイミングなどで、実行委員キックオフMTG(初回顔合わせMTG)に参加できず、第2回目からの参加でした。おそらくキックオフで一通りメンバーの自己紹介が終わっている状態だったこともあり、いきなりどんどん話が進んでいっていたので、結構びっくりして慌てたことを覚えています。
その後、みなさんに「私、みなさんのこと知らないのでお互いに自己紹介しませんか?」って言った覚えがあります。(これはWordCamp 男木島 2018の時に良かったと思ったことで「新しい人が入ったら必ずみんな自己紹介をしよう」というのがあったので参考にしました。)これを行ったことで、少なくとも私は、みなさんのこともわかり、このチームで頑張っていこうと思えました。

あと、このタイミングで、サイトに実行委員の自己紹介ページ作ったらどうかと提案しました。どんな人がスタッフにいるのかなどをオープンにしておいたほうが、安心して参加できるではと思っていたからです。(WordCamp 男木島 2018で実行委員をしたときにいいなと思っていたので参考にしました)

ちなみに、班決めも行われ、人が足りてない&人手が必要そうなところで選び、私は「配信班」をさせていただくことになりました。

完全オンラインへのシフト

当初の計画では、オフラインとオンラインのハイブリットなイベントの予定でした。しかしながらコロナパンデミックは全然終息はすることはなく、結果的オフラインでのイベントを実施することはできない状態となりました。

こんなとき実行委員長の「できないときにできないことを言ってもしょうがない。できることをやろう」ということで完全オンライン開催にシフトすることになりました。(おそらく私の知らないところで多くの議論と葛藤があったと思います)
それと同時に、配信班の重大さが非常に大きくなったと意識した瞬間でした。

配信班のお仕事

配信班の一番重要なミッションは、「セッションを視聴者にちゃんと届ける」ことだと思い取り組んでました。今回、配信班は6名でしたので、実行委員だけで5トラック同時配信をするのは、絶対に無理な状態でした。そのため、

  • 配信ボランティアスタッフをお願いする
  • 配信をできるだけ簡単なオペレーションにする

ということを考えました。そこで採用されたのがStreamYardです。

一般的に、ライブ配信をしようとするとOBSを利用することが多いのですが、その場合、高スペックなローカルマシンやある程度の知識と熟練した手技が必要となります。これらを有した人たちを5トラック集めるのは不可能でした。StreamYardは必要な機能が全て揃っているが操作は非常に簡単な配信サービスです。この採用は本当に良かった。これがなければ、5トラック同時配信は難しかったと思います。

またそれでも実行委員だけでは配信をすることは難しかったです。当日の配信ボランティアとして参加いただいた方々がいらっしゃたからこそ、イベントが成功したと思っています。非常に感謝しています。ありがとうございます。

その他、配信班でいろいろな試みを行っており、詳しくは、配信班の北原さんがふりかえりトークをしてくださっています。
↓配信班の発表のところから再生できるようにしています。

ちなみに、この振り返りトークには、私は仕事の関係で参加できませんでした。。。参加したかったー。

実行委員チーム全員の優しさと器の広さに救われた

私は、他イベントでも実行委員やスタッフなどをすることがあり、他で良かったこと・悪かったことを共有し、このイベントにも活かせたらと思い、意見を言うことが多いです。ただ、「他では◯◯だった」という意見は、受け取り方によっては、めんどくさいと思う人が多々いらっしゃると思います。例えば「よそはよそ、うちはうち」という形で受け入れられないことも結構あります。
しかし、このチームでは、基本的にすべての意見を受け入れ、みんなで考えるということが、ちゃんとできていたと私は思っています。流行りの言葉で言うところの心理的安全性が高い状態ってことでもあります。

また、このチームでは、人を責めるということがなかったです。私も含めみんな本業を抱えた状態で、ボランティアとして実行委員の仕事もしています。したがってコミットできる量もタイミングも人それぞれであり、ベストエフォートな状態なわけです。そして、このイベントを成功させたい、良いものにしたいと思って行動をしていますので、一人ひとりができるかぎりのことをやっているわけです。
よって、人を責めるということはせず、「じゃあどうしようか」とみんなで考えるフェーズに入っていけることは本当に良かったです。実行委員チームは全員お互いを尊敬しリスペクトしていたと思っています。

これらのことは、このチームで実行委員をすることができて、本当に良かったと思えることでした。だからこそ、これだけの規模でクオリティーの高いイベントが成功できたのだと思っています。

懇親会で実行委員長が各実行委員へ感謝のメッセージを伝えていますが、こちらを見ていただいてもチームの雰囲気などが見て取れるのではないかなと思っています。
↓実行委員長の発表のところから再生できるようにしています。

今回、私もいくつか意見を採用してもらったり、他の実行委員も巻き込んで実施させてもらえたことがあり、非常にありがたく、そして感謝しています。せっかくなので、少し以下に記載しておきます。

コミュニケーションスペース oViceの採用

オンラインでのスポンサーブースや懇親会のコミュニケーションスペースをどうするかという課題について、私の方から「oVice」を提案させていただきました。これは私が過去に実行委員(サポート)として参加させていただいた「Woo EC Fes Japan 2020( https://wooecfes.jp/ )」というWordPressでECサイトを構築できるWooCommerceのユーザーイベントでoViceを使わせていただいたときに、リアルに近いコミュニケーションツールだなと思い、JAWS DAYS 2021でも使えないかと提案しました。

実行委員長がすごく興味をもってくださって(ご自身の会社でも導入し使っていただいた)、結果的にJAWS DAYS 2021に採用されました。採用を決定したときから、実行委員でもdogfoodingということで、実行委員MTGでも利用しました。

また、oViceのインフラがAWSで構成されていることもあり、サポーターになっていただきoViceを無償提供いただいたり、セッションに登壇してくださったりと、非常によい形に繋がったことはとても嬉しかったです。
コミュニケーションツールとしてのoViceを使ったことで、アンケートやみなさんの意見などを見る限り、ポジティブな意見が多かったのは本当に良かったです。

AWS builders.flashで取り上げられたoVice
https://aws.amazon.com/jp/builders-flash/202103/jaws-days-conversation/
oViceのジョンさんに登壇いただいたセッション

ちなみに、oViceさんから今後のJAWS-UGでの利用について無償提供をしてくださるとのことになり、非常に感謝しています。

オンライン登壇は音声が命、ヘッドセットを配った。

広報班の方が、ブログにまとめてくださっていました。

実行委員のミーティング中に、私の方から提案させていただき、「オンライン配信の場合、音声が悪い(雑音が多い、聞き取りにくい、聞こえない)状態だと、いくら良い内容のセッションでも意味がない」という思いがあり、それを汲み取っていただけました。

よくテレビ会議慣れしている方などが、音声をスピーカーで流しているケースがあります。zoomであれば、そのあたりソフトウェア的に音を打ち消しているようなのですが、StreamYardについてはそれがうまくいかないことがありハウリングするなどのトラブルが発生しました。よって、必ずイヤホンを使っていただくようにお願いするとともに、こちらからもヘッドセットを配ることにしました。

配布して良かったことは、何よりも登壇者の方から「助かったー」って言葉をいただけたこと、そして実行委員としてマイクチェックをしたときに「配っているのでそちらを使ってください」といえる状況にあったことが、とても気が楽でした。

リスクアセスメントの考慮

イベントは完全オンライン開催となりました。そして配信はStreamYard+OBS(AWS Workspacesからの配信)、IVSを利用することになりました。またAsk the SpeakerなどはoViceを使うこととなりました。そのため、いずれかのSaaSに障害が発生したときなど、どのようにするかを計画、準備をしておくことで、最大限のイベント施行ができるようにと考えており、それをみんなで議論・検討する時間を作ってもらえました。
例えば、StreamYardに障害が発生した場合、2時間以内に復旧しなければトラックA、Eののみとするなど。
結果的に、想定していた障害は発生することはありませんでした。

逆に、閉会式の最中に津波警報を伴った地震が発生したことは、みなが驚いたことですが、そのときも即時に懇親会を中止する判断ができたのは非常に良かったことだと思いました。

当日タイムライン・マニュアルとリハーサルの実施

今回、5セッション同時ライブ配信であり、また当日は実行委員以外の関係者が複数入り乱れる状態あると想定していました。そのため、必ず以下のことはやろうと思い、また実現させてもらうことができました。

  • 当日オペレーションマニュアルの作成
  • 関係者全員当日タイムラインの作成
  • 関係者(実行委員、当日スタッフ、登壇者)のリハーサル
    • 登壇者向けの登壇ガイドラインの作成

これらを作ろうと考えてた意図は以下のようなものがありました(これは、あまり言ってなかったけど)。

  • 関係者全員がJAWS DAYS 2021が終わった時に達成感を得られること
  • 実行委員(当日スタッフ)をまたやりたいと思ってもらうこと
  • 登壇者が安心して悔いなくセッションができること

そのためにも、しっかり準備をしておく必要があると考えていました。

当日オペレーションマニュアルの作成

これは、配信担当者がどのようなことをするのかを明記したものです。例えば控室の担当者であれば、登壇者が控室に入室してきたときの口頭ではなす説明を書いてました。これはリハーサル前に作成し、実際にリハーサルで利用しました。リハーサル中に登壇者も含めいろいろご意見をいただき、都度ブラッシュアップするということをしました。(関係者全員がこのイベントを成功させるぞという気持ちが伝わってきて、非常に嬉しかったし感謝しています)

関係者全員当日タイムラインの作成

これは、関係者全員(実行委員・登壇者・当日スタッフ・同時通訳者など)の5分毎のスケジュールを記載したものになります。今回、関係者は100人以上になり、私が手動で作ったのですが、正直結構大変でしたw
ただ、これを作ったことで、いつ・だれが・どこで・なにしているかということが、すべて把握できました。関係者にも共有したので、登壇者のなかにはこれをみて動いてくださった方もおり「本当に助かった。資料がなければヤバかった」などの声もいただけたのは本当に嬉しかったです。以下に添付します。めっちゃ縦長ですw
ちなみに、この資料はオフラインのイベントとして開催されたWordCamp 男木島 2018で、同じようなものを作っており、非常に役に立ったので、参考にしました。

この当日オペレーションマニュアルと関係者全員当日タイムラインについては、1つのスプレッドシートにまとめました。これは当日1つのファイルだけ見ていれば事足りるようにしたかったからです。

関係者のリハーサル

これは絶対にやらなければならないと思っていたことでした。リハーサルといっても本番と同じ時間をかけて行うわけではなく、セッション開始までの段取り確認とセッション開始と終わり部分の確認になります。この目的や意図していたことは以下になります。

  • 全体の流れを確認
    • 登壇者が自身が当日慌てず、安心してセッションできる
    • 実行委員の当日段取りの訓練・反復練習
    • 合計で約70回のリハーサルを行いました
  • 登壇者の音声の確認
    • 雑音が入ってないかどうか
    • 外付けのマイクを使っているか
    • ハウリングしていないかなど
  • 登壇者の映像の確認
    • 明るかったり暗かったりしてないか
    • バーチャル背景がうまく使えているか?
    • 背景になにか写り込んでないか?

今回、StreamYardを初めて使う方もいらっしゃいましたし、映像・音声が不安定な方もいらっしゃいました。これが当日ぶっつけ本番だったら大変なことになっていたなーと思います。、登壇者からも「リハーサルがあってよかった」などの声もいただけ、本当にやってよかった。
※ちなみにリハーサルしても、当日、数件のトラブルが発生してしまったのは、本当に悔しいです。

コミュニティーにおける内輪感や疎外感

急に話が変わりますが、ちょっと最近なんとなく思うことを、少しだけここに書いておきます。
なぜそう思ったかについて詳しくは書かないですし、むしろ他のイベントで実行委員をしているときにも感じることですが、、、

たくさんの人が集まるイベントではどうしても内輪感と疎外感というのが生まれてきて、それに対して悲しい思いをしたり、憤りを感じたりすることがあると思います(私も含め、立場関係なく全員その可能性があると思います。)その要因は2種類あると考えています。

1つは、対象者(悲しい思いをしたり、憤りを感じたりする人)の考え方や性格に起因することです。新しいコミュニティーに参加したときや、昔からのコアなメンバーがすでに成立している状態のとき、その輪に入っていくことを凄く躊躇ってしまうケースや入りづらいと感じてしまうことがあると思います。もちろん実行委員やコアメンバー側は、できるだけ配慮して入りやすい空気をつくることが大事ですし、そうしてきているはずです。ただ、どれだけやっても、その対象者それぞれで感じ方の深さが異なるので、すべての対象者に十分に届けることは限界があります。これは企画者側からだけ歩み寄るものではなく、対象者からも歩み寄ることで、改善できるものだと信じてます。少なくとも私が新しいコミュニティーに参加するときは、いつもかなりの勇気を振り絞って人に話しかけています。(めっちゃ人見知りなので)

もう1つは、情報格差の発生に起因するものです。計画していないことが知らない間に実施されているようなことがあった場合、疎外感を感じ、内輪感を感じることがあると思います。これは、イベントに参加されている方に発生しうることですし、状況によっては実行委員チーム内でも発生しうることです。これはちゃんと情報共有できる状態になっていれば発生しないことですので、できるだけ気を使うようにしています。時には伝達役として動いたりしているつもりです。ちょっと気を使ってかんばれば防げることなのかもしれないなと思っています。

いずれにしても、誤解や行違いであったとしても、悲しい思いをする人をできるだけ少なくしたいなと、イベントの運営側になったときには、ものすごく考えています。

※私のストレングス・ファインダーの結果で規律性が高い(第9位でした)こともあり、ちょっとこういうことが気になっているのかもしれません。またどこかのタイミングでゆっくり考えたいです。

最後に?

さて、他にもいろいろと感謝しきれないほどいろんなことがあり、書きたいこともあるのですが、だいぶ長くなってきたので、一旦、公開することにします。また徐々に追加アウトプットしたいです。「ブログを書くまでがJAWS DAYS 2021」らしいので、このままだといつまで経っても公開できないですし。

他に書きたいなと思っていた話題はこちら。

  • 配信基盤(5トラック同時配信、リアルタイムビュー数)のこと
  • プレイベントを開催したこと
  • JAWS DAYS 2021の開催までのnote記事の発信や広告など
  • 当日のoViceのスペースの管理(特にask the speakerのあたり)
  • サポーターさんとのやりとり、zendeskのこと
  • セッション選定、登壇者とのやり取り、ハンズオンや参加型イベントの企画。
  • oViceの背景・デザイン調整
  • Tシャツやロゴ、サイトなどのデザイン
  • セッションの幕間動画
  • イベント終了後のアンケート集計のこと
  • AWS Summit 2021に登壇させていただいたこと

最後に、いつかコロナが終息したら「実行委員おつかれさまでした会」をオフライン開催したいです。今回、一緒に仕事ができたみなさんとリアルでお会いできる日が来ることを願ってます。

この記事を書いた人

takeshi.furusato

JAWS-UG Okayama
TwilioJP-UG Okayama
JP_Stripes Okayama
OkayamaWordPressMeetup
SORACOM UG Okayama
自称めんツナかんかんエバンジェリスト(https://takeshi-furusato.goat.me/)
DIGITALJET inc.